Básicamente se trataría de que cada propietario tuviera un código de acceso a la oficina virtual del administrador. Desde la intranet del administrador con un módulo para crear encuestas, se puedan introducir una o varias preguntas, cada una con al menos dos o más posibles respuestas, el administrador crea la encuesta y la lanza de forma automática mediante un aviso por email a todos los propietarios, que tendrían un plazo razonable para votar (una semana por ejemplo).

Vale que hay veces que durante una votación en el seno de una junta de propietarios, pueden surgir dudas o ampliación de información sobre las preguntas que se realizan. En ese caso pues que sea posible realizar anotaciones o solicitud de información para poder responder a las preguntas. Como si fuera el muro de una red social, pero que este tipo de anotaciones públicas estuvieran moderadas por el administrador.

Pero lo más importante para considerar válido este tipo de votaciones es la necesidad de estar autentificado para poder votar y por tanto que el propietario una vez haya votado pueda recibir un email (incluso con certificación de contenido por un tercero de confianza) con el contenido de su voto.

Es cierto que facilitando los códigos de acceso, una persona podría votar por otra, pero esto sería como si delegáramos nuestro sentido de voto, lo cual está permitido por la Ley, y finalmente para darle mayor garantía al procedimiento, tenemos la redacción de un acta o documento que se mandaría a todos los propietarios, no sólo con el acuerdo adoptado, teniendo en cuenta los requisitos de mayorías, exigidos por la ley, sino lo más importante recogiendo el sentido individual del voto de cada propietario.

Con esto habría posibilidad de impugnar algún acuerdo tomado, si algún propietario considerara que se ha infringido la ley.

Las dificultades que yo veo, aunque no insalvables son: 1.- Que la comunidad aprobase en junta de propietarios la validez de este tipo de votaciones online. 2.- La necesidad para ello que todos los propietarios tengan acceso a internet, para evitar la vulneración de derechos, aunque es habitual cada vez más, encontrarnos con comunidades de las que tenemos el 100.% de propietarios con email. 3.- Los propietarios podrían pensar que esto es una forma de ahorrarse trabajo el administrador, pero podría verse desde el punto de vista del beneficio a los vecinos de poder realizar votaciones más a menudo que de otra forma impide una ágil gestión de la comunidad, puesto que no podemos estar continuamente reuniéndonos.

Finalmente, las votaciones serían propuestas por el Presidente, incluso por un grupo de propietarios que representen el 25% de las cuotas de participación. Pero de esta forma podemos tener resuelto la no celebración de reuniones, al menos para cuestiones menores y además la redacción del acta con los acuerdos y el sentido particular de cada voto, que por supuesto se enviaría por email como ya hemos dicho, a todos los propietarios hayan votado o no

¿Quién es el primero que se apunta a este nuevo sistema? Proalinet con su programa FincasPro pone la tecnología para que funcione.

Por mi experiencia profesional, de más de 20 años de programador (10 de ellos como programador web en PHP/MySQL), he podido obtener los conocimientos y las herramientas necesarias con las que emprender el enorme reto de una aplicación de estas características, hasta ahora limitada al uso de programas locales bajo Windows, de dudosa estabilidad, fiabilidad y escalabilidad. No puedo por menos que sentirme orgulloso de tener entre nuestras manos la herramienta más potente para la gestión integral de comunidades de propietarios, con la posibilidad añadida de poder gestionar temas de IVA e IRPF para la gestión del despacho.

Ha supuesto momentos muy difíciles. Varias veces hemos tenido que reconducir el desarrollo de la aplicación para obtener el resultado deseado. Pero creo que ha merecido la pena y podemos hablar de un programa único en el mercado, que permite a los administradores de fincas gestionar sus comunidades a la vez que ofrece información a sus propietarios en su propia página web y les permite interactuar con ellos en una gestión participativa entre administrador, empleados, propietarios y proveedores (http://www.wikicomunidades.com).

Por otra parte, para administradores de fincas que usen Gesfincas o Gesinedi, disponemos de una aplicación llamada Pasarela, que permite la exportación de los datos de Gesfincas hacia FincasPro, incluso de forma automática, por lo cual el cambio de programa lo irá haciendo el administrador a medida que lo vaya necesitando, sin traumas.

Pueden probar esta potente aplicación totalmente gratis, sin compromiso y sin restricciones, accediendo a http://www.fincaspro.es y rellenando el formulario al pie de página. Le enviaremos unas claves con las que podrá acceder al programa completo durante un mes, y pueda ver que realmente responde a sus necesidades.

Un saludo a todos los lectores.

No obstante, la CONTABILIDAD no es más que un SISTEMA DE INFORMACIÓN. Y aunque pueda parecer a priori un engorro, algo pesado y aburrido, como administrador de fincas, actualmente soy un total convencido de la conveniencia de usar la técnica contable para gestionar las comunidades de propietarios y me explico:

Básicamente los propietarios quieren saber:

Al comienzo del ejercicio, qué dinero tenía la comunidad en el banco cuando empezó el año, además de qué propietarios tenían recibos pendientes de pago y a qué proveedores les debíamos alguna factura.

Dinero en el banco + Recibos pendientes – Proveedores pendientes pago = SALDO INICIAL

A continuación, mes a mes, debemos indicar que recibos se han emitido (ordinarios, extraordinarios, de liquidación, etc) y los gastos que se han ido realizando.

Al final del período o ejercicio contable que abarque la información que estamos entregando (normalmente un año aunque puede ser un avance trimestral o mensual) tenemos que informar nuevamente, del dinero que queda en el banco, más los recibos pendientes de cobro menos los proveedores pendientes de pago, cuyo resultado nos dará nuevamente un SALDO CONTABLE.

Para poder dar esta información, sin temor a equivocarnos e incluso con posibilidad de realizar listados de comprobación de saldos, para evitar descuadres, la mejor solución es utilizar, aunque sólo sean los principales conceptos de la TÉCNICA CONTABLE como pueden ser:

Ejercicio contable: Suele corresponder con el año natural, 12 meses desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. No obstante en las comunidades de la costa, se suelen contemplar períodos desde el 1 de agosto hasta el 31 de julio del año siguiente. Incluso sería posible contemplar ejercicios contables con períodos superiores a 12 meses, aunque no es recomendable, ya que otra función de esto es que podamos comparar los ingresos y gastos de unos ejercicios con otros y para ello es importante que tengan la misma duración.

Asiento de apertura: En el DIARIO, donde anotamos la contabilidad, donde hacemos asientos contables, al principio de cada ejercicio debe haber un ASIENTO DE APERTURA donde indicamos con cuanto dinero en banco empezamos el ejercicio así como los propietarios que nos deben algún recibo o si tenemos algún proveedor con facturas pendiente de pago. Y el asiento de apertura se cuadra con la cuenta 129 cuyo título es RESULTADO DEL EJERCICIO que normalmente es igual a Saldo en Banco + Recibos pendientes de cobro – Pagos pendientes de realizar a proveedores = Resultado del ejercicio.

Partida doble: Es de todos conocido que uno de los principios de la partida doble dice que “la suma del debe siempre tiene que ser a la suma del haber”, pero ¿Qué significa esto?. En todo asiento de contabilidad, cuando se anotan cantidades que significan gastos, proveedores, clientes, tesorería (bancos y caja), etc. en función del número de la cuenta contable que utilizamos, a continuación anotamos una cantidad en el DEBE o en el HABER de esa cuenta, y un asiento contable que al menos debe tener dos registros, uno en el debe y otro en el haber, deben ser iguales.

Las cuentas de ACTIVO: El activo de una empresa, representa sus bienes y derechos. Por ejemplo el dinero que tiene en el banco. Y hay un principio general de que LAS CUENTAS DE ACTIVO AUMENTAN POR EL DEBE Y DISMINUYEN POR EL HABER.

Las cuentas de PASIVO: El pasivo en contabilidad, representan las obligaciones que tiene una empresa o comunidad de propietarios, por ejemplo con sus proveedores y en este caso LAS CUENTAS DE PASIVO AUMENTAN POR EL HABER Y DISMINUYEN POR EL DEBE.

Estas ideas BÁSICAS que luego explicaremos con supuestos prácticos y mediante videotutoriales en su aplicación con FincasPro, representan una técnica que se aplica en todo el mundo y cuyas ventajas para FACILITAR INFORMACIÓN y conocer mejor la situación económica de una empresa o comunidad de propietarios, JUSTIFICAN SU UTILIZACIÓN.

Pero dicho esto, con FincasPro es posible hacer contabilidad sin necesidad de tener conocimientos contables. Gracias a la GESTIÓN de COBROS y PAGOS, podemos emitir y cobrar recibos, sin necesidad de saber qué cantidad va en el Debe y en el Haber, simplemente tenemos que indicar la cuenta bancaria por la que hemos realizado el cobro, nos han hecho un ingreso o hemos cobrado la remesa de recibos domiciliados.

Igual ocurre con los pagos, podemos anotar la recepción de una factura que está pendiente de pago a una fecha y unos días después anotar cuando realizamos el pago por la cuenta bancaria de la Comunidad.

Y todo lo que realicemos desde cobros y pagos se anota correctamente en el DIARIO DE CONTABILIDAD. Si necesitamos hacer algún asiento especial podemos hacerlo directamente sobre el diario pero el 98.% de los asientos contables podemos realizarlos desde cobros y pagos.

Bien podríamos pensar que no necesitamos un programa para llevar la contabilidad de una Comunidad. Teniendo una hoja de cálculo como excel, podemos anotar los ingresos y los gastos, que nos realizan en la cuenta corriente de la Comunidad, el saldo inicial en la cuenta corriente, más los ingresos menos los gastos nos dará el saldo final y estará todo cuadrado.

Pero el problema viene cuando tenemos que controlar qué propietarios nos debe algún recibo y que facturas tengo pendientes de pago. Cuadrar esto y poder cerrar las cuentas en cualquier momento, si hacemos liquidaciones mensuales o trimestrales, es lo que nos facilita enormemente utilizar la TÉCNICA CONTABLE y con FincasPro es muy fácil.

Además la mayoría de programas genéricos de contabilidad para empresas, no contemplan la problemática específica de las Comunidades de Propietarios que necesitan aplicar un coeficiente de participación a cada propiedad a la que emitimos recibos, e incluso en el PLAN CONTABLE asignar un GRUPO DE GASTOS a cada cuenta del grupo 6 que se refiere a los gastos.

Pero cuando los bancos decidieron lanzar este servicio, lo tenían fácil, puesto que ya estaban trabajando online en las oficinas, contra la información ubicada en un ordenador central.

La idea de FincasPro es emular estos servicios a los propietarios, desde la página web del administrador, en el apartado que nosotros llamamos OFICINA VIRTUAL. El gran problema es que hasta ahora los programas que existen en el mercado, estaban pensados para un momento PRE-INTERNET. Este nuevo reto suponía la necesidad de crear nuevos programas pensados para trabajar online, a través de internet, de esta forma no sólo es muy sencillo ir liberando información para que pueda ser consultada por los propietarios, sino que también permite recoger el feedback y los cambios que los propietarios puedan realizar en la oficina virtual.

Quisiera comenzar este primer post haciendo un breve repaso de por qué hemos llegado a crear FincasPro. Mi nombre es Francisco García Higuera, soy administrador de fincas colegiado desde 1986. Mi padre también era administrador de fincas. A pesar de que estudié Derecho, siempre he tenido una inquietud por la aplicación de la tecnología al desarrollo de la administración de comunidades de propietarios. Me encanta todo lo que tenga que ver con los gadgets, desarrollo de software y hardware, redes, Internet y redes sociales, telecomunicaciones, etc..

Durante todos estos años he utilizado varios programas para la gestión de comunidades, algunos genericos como excel o access, y otros especificos para gestión de comunidades, que si bien han tenido buenas aportaciones, había muchos aspectos que no satisfacían mis expectativas ni la de otros compañeros con los que hablaba y cuando transmitía estas necesidades a la empresa de software, la mayoría de las veces caían en saco roto.

Pero sobre todo lo que parecía una carencia mayor es que ninguno de estos programas estaba ONLINE, ya que para dar información distribuida a propietarios, lo BUENO es que al menos la base de datos este online. Nosotros incluso pensamos que lo mejor es que la aplicación y los datos estuvieran online (Cloud Computing) y para esto la solución en las empresas de software suponía volver a desarrollar una aplicación desde CERO, (trabajo que hasta la fecha no están dispuestos a realizar) o adaptar sus aplicaciones para que los administradores pudieran publicar cierta información a través de un portal, que es lo que al final han hecho, siendo esta una solución limitativa que genera muchos problemas.

Desde luego se trataba de un importante reto, ya que hemos tenido que DISEÑAR y luego PROGRAMAR FincasPro para que tuviera al menos las mismas prestaciones que las aplicaciones que se comercializan e instalan en el escritorio. Podemos decir que ya lo hemos conseguido y está siendo usado por más de 20 despachos de administradores de fincas.

Otra característica importante de FincasPro es que aunque aplica el P.G.C.(Plan General de Contabilidad) y la técnica contable, está pensado para que la gestión de COBROS y PAGOS sea una tarea FÁCIL y tenga un reflejo en el Diario contable de cada ejercicio. Por ellos subtitulamos este blog CONTABILIDAD FÁCIL PARA TODOS. Incluso permitiría gestionar una empresa, con la gestión de IVA e IRPF y generación de los impresos de hacienda. Todo de una forma muy sencilla.

Actualmente 24 administradores con más de 1400 comunidades utilizan ya FincasPro de forma satisfactoria. Con tan solo un clic en PUBLICAR, van haciendo partícipes a sus propietarios en tiempo real de la información de su comunidad, a través de la página web de cada uno, en el apartado que nosotros llamamos Oficina Virtual. Es la mejor forma de diferenciarse en un mercado tan competitivo.

FincasPro es cloud computing y al comercializarse bajo modelo SaaS (Software as a Service), permite adaptarnos a las necesidades del cliente. Sólo paga por lo que usa. Una de las claves de este programa es aplicar la técnica contable de una forma sencilla, para que se pueda gestionar una comunidad o incluso una empresa, utilizando unos principios de contabilidad básicos (asiento de apertura y cierre, usamos ejercicios contables, plan contable por cada comunidad, partida doble con asientos en el debe y haber, etc.), que se anotan de forma automática en el diario.

Pero FincasPro es mucho más que un programa de contabilidad. Incluye gran cantidad de módulos que facilitan la gestión de comunidades de propietarios en sentido amplio. (Gestor de incidencias y avisos, Actas, LOPD, mailing y SMS, dosier de firmas, recibos a banco CSB19, lectura de movimientos bancarios norma 43, seguimiento de contratos, etc.)

Finalmente, otro de los retos conseguidos ha sido la posibilidad de exportar a WORD y EXCEL, los listados e informes económicos generados en HTML con FincasPro. Incluso la emisión de recibos, facturas o etiquetas se realiza mediante combinación de correspondencia con word, pudiendo obtener el resultado en dicho programa y retocarlo a nuestro gusto, o incluso pasar el resultado directamente a .PDF para luego ser enviado por email a los propietarios.

Nuestra ilusión es hacer programas útiles que puedan utilizar todo el mundo.

Los objetivos de este blog son:

- Servir como punto de encuentro de la comunidad de usuarios de FincasPro.
- Informar por este medio de las mejoras que vayamos realizando en el programa.
- Ser un espacio de formación, donde se presentarán los videotutoriales que vayamos haciendo para enseñar el funcionamiento del programa.