¿Por qué aplicar Contabilidad en las comunidades de propietarios?

¿Por qué aplicar Contabilidad en las comunidades de propietarios?En primer lugar sabemos que la L.P.H. (Ley de Propiedad Horizontal) no exige llevar las cuentas de una comunidad, de ninguna forma determinada y por tanto no sería obligatorio “complicarnos tanto la vida” para algo que aparentemente es tan sencillo.

No obstante, la CONTABILIDAD no es más que un SISTEMA DE INFORMACIÓN. Y aunque pueda parecer a priori un engorro, algo pesado y aburrido, como administrador de fincas, actualmente soy un total convencido de la conveniencia de usar la técnica contable para gestionar las comunidades de propietarios y me explico:

Básicamente los propietarios quieren saber:

Al comienzo del ejercicio, qué dinero tenía la comunidad en el banco cuando empezó el año, además de qué propietarios tenían recibos pendientes de pago y a qué proveedores les debíamos alguna factura.

Dinero en el banco + Recibos pendientes – Proveedores pendientes pago = SALDO INICIAL

A continuación, mes a mes, debemos indicar que recibos se han emitido (ordinarios, extraordinarios, de liquidación, etc) y los gastos que se han ido realizando.

Al final del período o ejercicio contable que abarque la información que estamos entregando (normalmente un año aunque puede ser un avance trimestral o mensual) tenemos que informar nuevamente, del dinero que queda en el banco, más los recibos pendientes de cobro menos los proveedores pendientes de pago, cuyo resultado nos dará nuevamente un SALDO CONTABLE.

Para poder dar esta información, sin temor a equivocarnos e incluso con posibilidad de realizar listados de comprobación de saldos, para evitar descuadres, la mejor solución es utilizar, aunque sólo sean los principales conceptos de la TÉCNICA CONTABLE como pueden ser:

Ejercicio contable: Suele corresponder con el año natural, 12 meses desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. No obstante en las comunidades de la costa, se suelen contemplar períodos desde el 1 de agosto hasta el 31 de julio del año siguiente. Incluso sería posible contemplar ejercicios contables con períodos superiores a 12 meses, aunque no es recomendable, ya que otra función de esto es que podamos comparar los ingresos y gastos de unos ejercicios con otros y para ello es importante que tengan la misma duración.

Asiento de apertura: En el DIARIO, donde anotamos la contabilidad, donde hacemos asientos contables, al principio de cada ejercicio debe haber un ASIENTO DE APERTURA donde indicamos con cuanto dinero en banco empezamos el ejercicio así como los propietarios que nos deben algún recibo o si tenemos algún proveedor con facturas pendiente de pago. Y el asiento de apertura se cuadra con la cuenta 129 cuyo título es RESULTADO DEL EJERCICIO que normalmente es igual a Saldo en Banco + Recibos pendientes de cobro – Pagos pendientes de realizar a proveedores = Resultado del ejercicio.

Partida doble: Es de todos conocido que uno de los principios de la partida doble dice que “la suma del debe siempre tiene que ser a la suma del haber”, pero ¿Qué significa esto?. En todo asiento de contabilidad, cuando se anotan cantidades que significan gastos, proveedores, clientes, tesorería (bancos y caja), etc. en función del número de la cuenta contable que utilizamos, a continuación anotamos una cantidad en el DEBE o en el HABER de esa cuenta, y un asiento contable que al menos debe tener dos registros, uno en el debe y otro en el haber, deben ser iguales.

Las cuentas de ACTIVO: El activo de una empresa, representa sus bienes y derechos. Por ejemplo el dinero que tiene en el banco. Y hay un principio general de que LAS CUENTAS DE ACTIVO AUMENTAN POR EL DEBE Y DISMINUYEN POR EL HABER.

Las cuentas de PASIVO: El pasivo en contabilidad, representan las obligaciones que tiene una empresa o comunidad de propietarios, por ejemplo con sus proveedores y en este caso LAS CUENTAS DE PASIVO AUMENTAN POR EL HABER Y DISMINUYEN POR EL DEBE.

Estas ideas BÁSICAS que luego explicaremos con supuestos prácticos y mediante videotutoriales en su aplicación con FincasPro, representan una técnica que se aplica en todo el mundo y cuyas ventajas para FACILITAR INFORMACIÓN y conocer mejor la situación económica de una empresa o comunidad de propietarios, JUSTIFICAN SU UTILIZACIÓN.

Pero dicho esto, con FincasPro es posible hacer contabilidad sin necesidad de tener conocimientos contables. Gracias a la GESTIÓN de COBROS y PAGOS, podemos emitir y cobrar recibos, sin necesidad de saber qué cantidad va en el Debe y en el Haber, simplemente tenemos que indicar la cuenta bancaria por la que hemos realizado el cobro, nos han hecho un ingreso o hemos cobrado la remesa de recibos domiciliados.

Igual ocurre con los pagos, podemos anotar la recepción de una factura que está pendiente de pago a una fecha y unos días después anotar cuando realizamos el pago por la cuenta bancaria de la Comunidad.

Y todo lo que realicemos desde cobros y pagos se anota correctamente en el DIARIO DE CONTABILIDAD. Si necesitamos hacer algún asiento especial podemos hacerlo directamente sobre el diario pero el 98.% de los asientos contables podemos realizarlos desde cobros y pagos.

Bien podríamos pensar que no necesitamos un programa para llevar la contabilidad de una Comunidad. Teniendo una hoja de cálculo como excel, podemos anotar los ingresos y los gastos, que nos realizan en la cuenta corriente de la Comunidad, el saldo inicial en la cuenta corriente, más los ingresos menos los gastos nos dará el saldo final y estará todo cuadrado.

Pero el problema viene cuando tenemos que controlar qué propietarios nos debe algún recibo y que facturas tengo pendientes de pago. Cuadrar esto y poder cerrar las cuentas en cualquier momento, si hacemos liquidaciones mensuales o trimestrales, es lo que nos facilita enormemente utilizar la TÉCNICA CONTABLE y con FincasPro es muy fácil.

Además la mayoría de programas genéricos de contabilidad para empresas, no contemplan la problemática específica de las Comunidades de Propietarios que necesitan aplicar un coeficiente de participación a cada propiedad a la que emitimos recibos, e incluso en el PLAN CONTABLE asignar un GRUPO DE GASTOS a cada cuenta del grupo 6 que se refiere a los gastos.

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