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FincasPro Product Manager, CEO de Proalinet Inc., Administrador de Fincas colegiado y Licenciado en Derecho por la Universidad de Sevilla

Supuesto 2 – Realización del Asiento de Apertura e insertar fuera de ejercicio los recibos y facturas pendientes de cobro y pago respectivamente

Videotutorial FincasProBienvenidos a FincasPro, un programa de contabilidad SENCILLO para la gestión ONLINE de comunidades de propietarios. Hoy vamos a ver cómo realizar en el Diario el ASIENTO DE APERTURA y después insertar en cobros y pagos los recibos y facturas pendientes conforme a lo indicado en el asiento de apertura.

El ASIENTO DE APERTURA no es más que una anotación que realizamos en el DIARIO y representa la situación económica de la Comunidad al comienzo del ejercicio. Si se trata de un edificio de nueva construcción NO ES NECESARIO.

Para hacer esto tenemos que ir a Contabilidad->Diario y hacer click en el icono NUEVO ASIENTO de manera que se nos abre una ventana y dentro de ella, tenemos que hacer click en el icono ASIENTO DE APERTURA, que si nos fijamos podemos ver que siempre será el asiento número uno.

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Supuesto 1 – Alta de una comunidad, sus propiedades, sus propietarios, importe de los recibos, emisión y generación fichero al banco

Videotutorial FincasProBienvenidos a FincasPro, un programa de contabilidad SENCILLO para la gestión ONLINE de comunidades de propietarios. Hoy vamos a ver un supuesto práctico con los pasos a seguir desde que damos de alta una comunidad, sus propiedades, sus propietarios y el importe de sus recibos hasta llegar a la emisión de los mismos y la generación del fichero que luego vamos a enviar al banco con los recibos domiciliados.

Se trata de la Comunidad de Propietarios Edificio Porvenir-1, sita en Calle Santa Ana, 25 – Portal 1 con Código Postal 28220 de Majadahonda en Madrid. El NIF de la Comunidad es E28324573. El año de construcción del edificio es 2010 y consta de 1 ascensor.

El ejercicio contable de esta comunidad se inicia el 1/1/2012 y finaliza el 31/1/2012 y tiene 2 cuentas corrientes: Una para los recibos ordinarios en el Banco Popular con el número 0075-0736-80-0600346165 – Sufijo 000 y otra cuenta corriente para los recibos extraordinarios en La Caixa con el número 2100-0265-10-0200568065 – Sufijo 000.

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Voto online para las comunidades de propietarios

Estamos de acuerdo que las reuniones de vecinos son una lata. Por otro lado, los sistemas de votación online, es algo que vemos habitualmente en muchas páginas de internet, periódicos, blogs, etc. Además es posible que las votaciones se realicen mediante un sistema de autentificación, simple, sin necesidad de acudir al dni electrónico u otros sistemas muy seguros a la vez que muy complicados.

Básicamente se trataría de que cada propietario tuviera un código de acceso a la oficina virtual del administrador. Desde la intranet del administrador con un módulo para crear encuestas, se puedan introducir una o varias preguntas, cada una con al menos dos o más posibles respuestas, el administrador crea la encuesta y la lanza de forma automática mediante un aviso por email a todos los propietarios, que tendrían un plazo razonable para votar (una semana por ejemplo).

Vale que hay veces que durante una votación en el seno de una junta de propietarios, pueden surgir dudas o ampliación de información sobre las preguntas que se realizan. En ese caso pues que sea posible realizar anotaciones o solicitud de información para poder responder a las preguntas. Como si fuera el muro de una red social, pero que este tipo de anotaciones públicas estuvieran moderadas por el administrador.

Pero lo más importante para considerar válido este tipo de votaciones es la necesidad de estar autentificado para poder votar y por tanto que el propietario una vez haya votado pueda recibir un email (incluso con certificación de contenido por un tercero de confianza) con el contenido de su voto.

Es cierto que facilitando los códigos de acceso, una persona podría votar por otra, pero esto sería como si delegáramos nuestro sentido de voto, lo cual está permitido por la Ley, y finalmente para darle mayor garantía al procedimiento, tenemos la redacción de un acta o documento que se mandaría a todos los propietarios, no sólo con el acuerdo adoptado, teniendo en cuenta los requisitos de mayorías, exigidos por la ley, sino lo más importante recogiendo el sentido individual del voto de cada propietario.

Con esto habría posibilidad de impugnar algún acuerdo tomado, si algún propietario considerara que se ha infringido la ley.

Las dificultades que yo veo, aunque no insalvables son: 1.- Que la comunidad aprobase en junta de propietarios la validez de este tipo de votaciones online. 2.- La necesidad para ello que todos los propietarios tengan acceso a internet, para evitar la vulneración de derechos, aunque es habitual cada vez más, encontrarnos con comunidades de las que tenemos el 100.% de propietarios con email. 3.- Los propietarios podrían pensar que esto es una forma de ahorrarse trabajo el administrador, pero podría verse desde el punto de vista del beneficio a los vecinos de poder realizar votaciones más a menudo que de otra forma impide una ágil gestión de la comunidad, puesto que no podemos estar continuamente reuniéndonos.

Finalmente, las votaciones serían propuestas por el Presidente, incluso por un grupo de propietarios que representen el 25% de las cuotas de participación. Pero de esta forma podemos tener resuelto la no celebración de reuniones, al menos para cuestiones menores y además la redacción del acta con los acuerdos y el sentido particular de cada voto, que por supuesto se enviaría por email como ya hemos dicho, a todos los propietarios hayan votado o no

¿Quién es el primero que se apunta a este nuevo sistema? Proalinet con su programa FincasPro pone la tecnología para que funcione.

¿Por qué aplicar Contabilidad en las comunidades de propietarios?

¿Por qué aplicar Contabilidad en las comunidades de propietarios?En primer lugar sabemos que la L.P.H. (Ley de Propiedad Horizontal) no exige llevar las cuentas de una comunidad, de ninguna forma determinada y por tanto no sería obligatorio “complicarnos tanto la vida” para algo que aparentemente es tan sencillo.

No obstante, la CONTABILIDAD no es más que un SISTEMA DE INFORMACIÓN. Y aunque pueda parecer a priori un engorro, algo pesado y aburrido, como administrador de fincas, actualmente soy un total convencido de la conveniencia de usar la técnica contable para gestionar las comunidades de propietarios y me explico:

Básicamente los propietarios quieren saber:

Al comienzo del ejercicio, qué dinero tenía la comunidad en el banco cuando empezó el año, además de qué propietarios tenían recibos pendientes de pago y a qué proveedores les debíamos alguna factura.

Dinero en el banco + Recibos pendientes – Proveedores pendientes pago = SALDO INICIAL

A continuación, mes a mes, debemos indicar que recibos se han emitido (ordinarios, extraordinarios, de liquidación, etc) y los gastos que se han ido realizando.

Al final del período o ejercicio contable que abarque la información que estamos entregando (normalmente un año aunque puede ser un avance trimestral o mensual) tenemos que informar nuevamente, del dinero que queda en el banco, más los recibos pendientes de cobro menos los proveedores pendientes de pago, cuyo resultado nos dará nuevamente un SALDO CONTABLE.

Para poder dar esta información, sin temor a equivocarnos e incluso con posibilidad de realizar listados de comprobación de saldos, para evitar descuadres, la mejor solución es utilizar, aunque sólo sean los principales conceptos de la TÉCNICA CONTABLE como pueden ser:

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¿Por qué Cloud Computing?

¿Por qué FincasPro es CLOUD COMPUNTING?Cloud Computing es una clara tendencia empresarial en todos los sectores. Ya lo descubrieron los bancos hace muuuuuuucho tiempo con el servicio de BANCA ELECTRÓNICA. Es decir, la posibilidad de que los clientes puedan consultar movimientos, hacer transferencias, domiciliar recibos, pagar impuestos, realizar devoluciones, etc. Y aunque dicho servicio es bueno para los usuarios de banca electrónica, quien realmente sale más beneficiado por su uso es el banco (entre otras cosas por la reducción carga de trabajo que supone que el cliente realice esta tarea ONLINE que otrora sólo eran posible realizar desde la oficina). Ahorro de tiempo = dinero.

Pero cuando los bancos decidieron lanzar este servicio, lo tenían fácil, puesto que ya estaban trabajando online en las oficinas, contra la información ubicada en un ordenador central.

La idea de FincasPro es emular estos servicios a los propietarios, desde la página web del administrador, en el apartado que nosotros llamamos OFICINA VIRTUAL. El gran problema es que hasta ahora los programas que existen en el mercado, estaban pensados para un momento PRE-INTERNET. Este nuevo reto suponía la necesidad de crear nuevos programas pensados para trabajar online, a través de internet, de esta forma no sólo es muy sencillo ir liberando información para que pueda ser consultada por los propietarios, sino que también permite recoger el feedback y los cambios que los propietarios puedan realizar en la oficina virtual.

 

¿Por qué FincasPro?

Fran-GarciaQuisiera comenzar este primer post haciendo un breve repaso de por qué hemos llegado a crear FincasPro. Mi nombre es Francisco García Higuera, soy administrador de fincas colegiado desde 1986. Mi padre también era administrador de fincas. A pesar de que estudié Derecho, siempre he tenido una inquietud por la aplicación de la tecnología al desarrollo de la administración de comunidades de propietarios. Me encanta todo lo que tenga que ver con los gadgets, desarrollo de software y hardware, redes, Internet y redes sociales, telecomunicaciones, etc..

Durante todos estos años he utilizado varios programas para la gestión de comunidades, algunos genericos como excel o access, y otros especificos para gestión de comunidades, que si bien han tenido buenas aportaciones, había muchos aspectos que no satisfacían mis expectativas ni la de otros compañeros con los que hablaba y cuando transmitía estas necesidades a la empresa de software, la mayoría de las veces caían en saco roto.

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